ROYALTY WORLD INC SAS
NIT. 900.918.489-3
POLITICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS
NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 inmersos en el Decreto único 1074 de 2015 Capítulos 25 y 26 y disposiciones complementarias; la entidad ROYALTY WORLD INC SAS, se obliga a generar políticas internas de tratamiento de datos personales abarcando los siguientes aspectos:
- Recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y disposición final de los datos personales, así mismo la obtener autorización del manejo de los mismos.
- Acceso, corrección, conservación y eliminación de información personal.
- Uso responsable, adecuado, bajo estándares y protocolos de seguridad del uso y almacenamiento de la información.
- Generar un portal u espacio de quejas, denuncias y reclamos (PQRs)
Lo anterior planteando un esquema de trasparencia y protección de los datos personales.
OBJETIVO
Esta política proporciona parámetros generales para el manejo adecuando del tratamiento de datos personales cumpliendo con los requerimientos legales y de obligatorio cumplimiento para la empresa ROYALTY WORLD INC SAS.
DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política de modo correcto y basados en la normatividad vigente, serán aplicadas las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Publico: Es el dato que no sea semi privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transparencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un
receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del
país.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
Protección de Datos: Es el funcionario dentro de la entidad ROYALTY WORLD INC
SAS, que tiene como función vigilar, controlar y monitorear la aplicación de la presente
política y reportar cualquier incidente o vulneración a los datos personales
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
ROYALTY WORLD INC SAS, aplicara de manera íntegra los siguientes principios que
son lineamientos por seguir para la recolección, tratamiento, uso, almacenamiento,
circulación, supresión y disposición final de datos personales:
Legalidad en Tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos personales
reglamentados y sujetos a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de
2013 y en las demás disposiciones.
Finalidad: Obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del
responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular
y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la presente ley.
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la presente ley y en los términos de la misma.
TRATAMIENTO CLASIFICACIÓN DE BASE DE DATOS
ROYALTY WORLD INC SAS clasifico sus bases de datos de la siguiente manera.
Base de Datos de Trabajadores
Base de Datos manuales y automatizada que contienen datos de las personas naturales
vinculadas directamente a ROYALTY WORLD INC SAS, cumpliendo con las
disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorpora información
privada, publica, datos sensibles y menores. El tratamiento de estos datos para fines
diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral, requerirán de autorización
previa del Titular o Representante Legal de nuestra entidad.
Base de Datos de Contratistas y Proveedores
Base de Datos manuales y automatizada que contienen datos de personas Naturales y
Jurídicas que mantienen un vínculo contractual o comercial con ROYALTY WORLD INC
SAS, cumpliendo con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos
se incorpora información privada, publica, datos sensibles y menores. El tratamiento de
estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o comercial
requiere de autorización del Titular.
Base de Datos de Clientes
Base de Datos manuales y automatizada que contienen datos de personas Naturales y
Jurídicas que mantienen un vínculo contractual o comercial con ROYALTY WORLD INC
SAS, cumpliendo con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos
se incorpora información privada, publica, datos sensibles y menores. El tratamiento de
estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o comercial
requiere de autorización del Titular.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
ROYALTY WORLD INC SAS como responsable del Tratamiento de Datos, adopta
procedimientos para solicitar al Titular autorización con consentimiento libre para el
tratamiento de su información personal e informarle qué datos serán recolectados y la
finalidad del tratamiento. Este procedimiento se hará; a) por escrito b) verbalmente c)
electrónico; exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, como lo son:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza públicas, casos de urgencia
médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La autorización para el tratamiento de datos personales permite a ROYALTY WORLD INC
SAS, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, actualizar y trasmitir con el fin de
permitir un adecuado desarrollo de su objeto social y guarda la información necesaria
para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente contables, societarios y
laborales.
Con la información recolectada ROYALTY WORLD INC SAS podrá realizar actividades,
venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico,
mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, prevención
de fraude, enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de
texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de
comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional
sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de
estas, desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, soportar
procesos de auditoría interna o externa; registrar la información de empleados y/o
pensionados (activos e inactivos), suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos
personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de ROYALTY WORLD INC
SAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías
requieran la información para los fines aquí indicados.
DERECHO DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de cuyos datos sean objeto de tratamiento de ROYALTY WORLD INC SAS
y que de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, podrán:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ROYALTY WORLD INC
SAS o a los Encargados del Tratamiento de Datos. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ROYALTY WORLD INC SAS, salvo
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por la ROYALTY WORLD INC SAS o el Encargado, previa solicitud,
respecto del uso que se da a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley de Protección de Datos y demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que ROYALTY WORLD INC SAS o el Encargado ha incurrido en conductas
contrarias a la Ley de Protección de Datos y demás normas que la modifiquen, adicionen
o complemente.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
por ROYALTY WORLD INC SAS.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS
ROYALTY WORLD INC SAS, actuando en calidad de responsable en el Tratamiento de
Datos personales deberán:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el
uso y tratamiento de los datos personales.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se
mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado
del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso
a ella.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS Y SU IMPLEMENTACIÓN.
El departamento de Recursos Humanos de ROYALTY WORLD INC SAS, tiene a cargo la
responsabilidad de implementar, capacitar y monitorear la presente política de
Tratamiento de Datos. Por tanto, todos los funcionarios de esta compañía, se obligan a
reportar sus Bases de Datos al área de manera inmediata.
A continuación, se relaciona identificación del responsable en el Tratamiento de Datos, en
cabeza del Gerente o Representante Legal de la Compañía.
RAZON SOCIAL: ROYALTY WORLD INC SAS
NIT: 900.087.605-4
DIRECCION: CALLE 2 #20-50 OFICINA 2103
PBX: 308 3686
CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, RESPUESTA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTA DE DATOS PERSONALES.
Los Titulares de Datos Personales tratados por ROYALTY WORLD INC SAS, tienen
derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así
como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación
cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que
justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
La vía que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos, es
mediante envió de un correo electrónico a la dirección
[email protected]. O envió físico de una comunicación escrita a la
dirección: CALLE 2 #20-50 OFICINA 2103
a. Presentación, actualización y respuestas de consultas: Los Titulares de los
datos personales que reposan en las bases de datos de ROYALTY WORLD INC
SAS, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos
previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección,
actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico,
de acuerdo con la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles a partir de la
fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Reclamos y quejas: Los Titulares de los Datos personales realizarán su reclamo
o queja por escrito o por correo electrónico conforme a la información comprendida
en este documento, y deberán contener, la siguiente información:
- Identificación del Titular
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
- Dirección del titular
- Documentación que se quiera presentar como prueba
Con la información anterior ROYALTY WORLD INC SAS revisará sí el reclamo está
completo o incompleto; de estar incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsanar las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la
situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de
datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
solucionado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento.
VIGENCIA
La Presente Política de Tratamiento de Datos de la Empresa ROYALTY WORLD INC SAS, está vigente a partir del 01 de Junio de 2017.
ROYALTY WORLD INC SAS, podrá efectuar modificaciones a la Política de Tratamiento de Datos basados en los esfuerzos para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas que complementen, deroguen o modifiquen el contenido de este documento.
Por lo anterior cualquier modificación será comunicada y publicada a través de nuestro correo electrónico y en las instalaciones de ROYALTY WORLD INC SAS.